Kommunikation per Email

Kommunikation (lat. communicatio, ‚Mitteilung‘) ist der Austausch oder die Übertragung von Informationen. „Information“ ist in diesem Zusammenhang eine zusammenfassende Bezeichnung für Wissen, Erkenntnis, Erfahrung oder Empathie. Mit „Austausch“ ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen gemeint; „Übertragung“ ist die Beschreibung dafür, dass dabei Distanzen überwunden werden können, oder es ist eine Vorstellung gemeint, dass Gedanken, Vorstellungen, Meinungen und anderes ein Individuum „verlassen“ und in ein anderes „hineingelangen“. Dies ist eine bestimmte Sichtweise und metaphorische Beschreibung für den Alltag – bei genaueren Beschreibungen des Phänomens Kommunikation wird die Anwendung dieser Metapher allerdings zunehmend schwieriger.

Diese Definition entstammt der Enzyklopädie Wikipedia. Bei dieser Gelegenheit bedanke ich mich ganz herzlich beim Projekt Wikipedia! Wikipedia wird geschrieben von Freiwilligen und finanziert durch Spenden. Wenn du Wikipedia nützlich findest, nimm dir bitte eine Minute Zeit und gibt Wikipedia mit einer Spende etwas zurück. Ich persönlich fördere das Projekt Wikipedia schon seit Jahren.

Zurück zum Thema:

  • Kommunikation ist die Verständigung zwischen Menschen mithilfe von Sprache oder Zeichen.
  • Elektronische Post – Email – ist ein bewährtes Mittel für den Teil der Kommunikation, der schriftlich ablaufen soll.
  • Für die Kommunikation in Gruppen (Fraktionen, Arbeitsgruppen, Projektgruppen) empfehlen sich Gruppenverteiler: Mailverteiler bzw. Mailinglisten.
  • Ich persönlich habe seit 1994 vielfältige Informationen mit elektronischer Kommunikation. Nur dadurch ist eine erfolgreiche Steuerung anspruchsvoller Projekte standortübergreifend und noch dazu in einem Konzernverbund bzw. mit Kooperationspartner möglich.

 

Wodurch unterscheiden sich Mailverteiler von Mailinglisten?

Welche Vorteile bzw. Nachteile haben die Systeme?

Ein Mailverteiler ist nicht kontrollierbar: Jeder Dritte oder Fremde kann an den Verteiler und damit an die hinterlegten Mailadressen beliebig viele Mails mit unbegrenzten Datenmengen senden. Es besteht für die Mitglieder die Gefahr, mit Spam überhäuft zu werden oder dass das Postfach lahmgelegt wird. Wir haben die Erfahrung mit einem Shitstorm bereits hinter uns.

Eine Mailingliste ist eine geschlossene Gruppe, sie kann nur von Mitgliedern der Gruppe genutzt werden. Mails von außerhalb können allerdings von einem Administrator für die Weiterleitung an die Gruppe freigeschaltet werden.

Wie nutzt man eine Mailingliste?

Wie funktionieren Mailinglisten? Anbei einige wichtige Erfahrungen aus der Praxis mit der Kommunikation innerhalb unserer Gruppe:

  1. Die individuellen Einstellungen für jedes Gruppenmitglied, aber auch eine Übersicht aller Mitglieder der Gruppe sind für jeden Nutzer transparent – einsehbar.
  2. Die Mails werden sofort ausgeliefert.
  3. Als Option gibt es Nachrichtensammlungen: Einmal täglich erhält das Mitglied eine Zusammenfassung der Mails der vergangenen 24 Stunden.
    • Empfohlen wird allerdings – bei einem normalen Mailaufkommen – die Standardeinstellung „keine Nachrichtensammlung“.
  4. Die Mailingliste setzt im Betreff jeder Mail vorweg den Namen der Mailingliste. Dieser Name ist frei wählbar: AG-WuV oder SPD-Fraktion oder Leitung-Gruppe. So sieht das Mitglieder sofort, welcher Gruppe bzw. Aufgabengebiet die Mail zuzuordnen ist.
  5. Für die Mailingliste existiert ein Archiv. Mitglieder können sich das Archiv anschauen, sollten z. B. Mails irrtümlich gelöscht worden sein. Eine private Datensicherung ist nicht erforderlich.
  6. Wenn ein Mitglied auf eine Mail antworten will, gibt es zwei Optionen:
    • Soll nur dem Absender geantwortet werden, einfach die Antwortenfunktion des Mailprogramms benutzen. Diese direkte Antwortmail wäre dann nicht mehr Bestandteil der Mailingliste.
    • Soll allen Mitgliedern der Gruppe geantwortet werden, bitte als Empfänger den Namen der Mailingliste eintragen. Manchmal hilft auch die Option „Antwort an alle“.
    • Mit dieser Einstellung reagieren wir auf bisherige Erfahrungen. Wenn bislang auf Antworten gedrückt wurde, hat immer die gesamte Gruppe alles bekommen. Das war manchmal nervig!
  7. Mailinglisten haben sich in der Praxis bewährt. So regelt der Deutsche Fußball-Bund, der größte Sportverband der Welt, die Kommunikation rings um den Spielbetrieb über ein vergleichbares System.
  8. Für unsere Mailinglisten nutzen wir die freie Software GNU Mailman auf einem Server, für den mehrere Personen Administrationsrechte besitzen.

Selbstverständlich gelten bei der Kommunikation egal ob per Sprache oder per Zeichen identische Vorgaben an gepflegte Umgangsformen:

  • einen gepflegten Wortschatz verwenden,
  • auf Kraftausdrücke oder gar Beleidigungen verzichten,
  • Mails werden häufig ergänzt und weitergeleitet. Ein unangemessener Ton vergiftet das Klima.

Letztlich wollen alle Gruppenmitglieder gemeinsam Ziele erreichen. Da wird jeder gebraucht. Kritik oder Unzufriedenheit kann auch mit vernünftigen Formulierungen ausgedrückt werden!

Tipps und Tricks für die elektronische Kommunikation

In der Folge stellen wir zehn Tippsammlungen rund um die elektronische Kommunikation vor.

  • Grundregeln für das Schreiben von Mails.

Email-Netiquette: neun wichtige Regeln für elektronische Post

  • Ganz persönliche Tipps für die Gestaltung eigener Mails.

Email für dich: Regeln und Standards

  • Technische Ratschläge zum Arbeiten mit einem Email-Programm

Zehn Tipps rings um die Arbeit mit Emails

  • Tipps zur Konfliktvermeidung

Sieben Tipps für entschärfte Emails

  • Datenschutztipps für den Mailverkehr

Stichwort Emailverteiler: BCC schützt die Daten und vor Bußgeld

  • Optimierung der Organisation der Email-Bearbeitung

Emails smart nutzen

  • Organisation des Arbeitstags

Zehn Praxis-Tipps für ein schlankes Email-Management

  • Drei Schritte zum Setzen von Prioritäten

Emaileingang leeren in zehn Minuten

  • Festlegen sinnvoller Kommunikationsform

Sieben Basistipps für Korrespondenz und andere Texte

  • Und zum Schluss findet ihr hier Tipps für einen wertschätzenden und respektvollen Umgang mit unseren Mitmenschen.

Ganz einfach freundlich!

 

Diese zehn Tippsammlungen sind dem Bildungswiki der Parteischule im Willy-Brandt-Haus entnommen. Herzlichen Dank für diese wertvollen Anregungen.

Wir würden uns sehr freuen, wenn diese Themensammlung interessiert gelesen würde, wenn die Tipps angenommen und auch angewandt würden. Für Anregungen und Kommentare sind wir sehr dankbar.