Zeitmanagement bzw. Terminplanung mittels eines elektronisch verwalteten Kalenders ist heute weitgehend Standard. Darum steuern z. B. politische Organisationen ihre Gremienarbeit über derartige Kalender.
Natürlich ist es sehr diffizil, die unterschiedlichen Software-Voraussetzungen der Beteiligten innerhalb einer größeren Gruppe zu berücksichtigen.
Eine detaillierte Beschreibung für das Nutzen des Kalenders der Ratsgruppe SPD-Grüne-Linke-Faull-Scheibe im Rat der Stadt Laatzen in unterschiedlichen Hardware- und Software-Umgebungen ist hier zu lesen:
Die Adresse ist durch User und Passwort geschützt. Diese Daten können auf Anforderung mitgeteilt werden.
Dieser Kalender enthält alle Termine der Ratsgruppe, der SPD, der Gremien der Stadt Laatzen, aber auch Feiertage und Ferientermine für Niedersachsen: eine optimale Grundlage für eine persönliche, individuelle Zeitplanung.
Ein mit Outlook geführter privater Kalender kann durch weitere Kalender ergänzt werden.
Diese Funktion „Abonnieren“ wird nachfolgend beschrieben.
Die Installation wird auf der Basis von Outlook 2016 dokumentiert, ist aber mit geringen Abweichungen auch mit anderen Outlook-Versionen machbar.
Gezeigt wird das Abonnieren des Kalenders der Ratsgruppe.
Anschließend wird als Beispiel für die vielfältigen Kalenderangebote im Internet der Spielplan eines Bundesligisten hinzugefügt.
1. Outlook aufrufen und zum Kalender-Menu wechseln – unten das zweite Symbol von links.
2. In der Menuleiste in der Gruppe „Kalender verwalten“ die Funktion „Kalender öffnen“ aufrufen.
3. Jetzt auf „Aus dem Internet“ klicken. Es folgt ein Fenster mit der Anforderung einer Internetadresse.
4. Hier ist nun die Adresse des Ratsgruppenkalenders einzugeben. Die Adresse wird bei dem oben beschriebenen Link Kalender Ratsgruppe zur Verfügung gestellt.Die Adresse ist durch User und Passwort geschützt. Diese Daten können auf Anforderung mitgeteilt werden.
Achtung: Nicht auf den Link klicken, sondern den Link markieren, kopieren (Strg C) und in dem Fenster einfügen (Strg V).
5. Nach einer kurzen Prüfung erscheint diese Abfrage, die ebenfalls mit „Ja“ zu bestätigen ist.
6. Jetzt erscheint im Kalendermenu rechts neben dem privaten Kalender der Kalender von politiklaatzen@gmail.com, der Kalender der Ratsgruppe – noch als eigene Ansicht.
7. Im nächsten Schritt werden die beiden Kalender in eine Ansicht überführt.
Dazu wird auf den nach links weisenden Pfeil im Kopf der Anzeige geklickt.
8. Im Anschluss gibt es eine Kalenderansicht, die den privaten und den Ratsgruppen-Kalender zusammengefasst anzeigt.
In diesem Beispiel wird sogar noch ein dritter abonnierter Kalender angezeigt.
9. Sofern ein Kalender wieder aus der Ansicht entfernt werden soll, muss in der Kopfzeile auf den nach rechts weisenden Pfeil geklickt werden.
10. Soll ein Kalender gelöscht werden – das Abonnement also beendet werden -, muss in der Kopfzeile auf das „x“ geklickt werden.
11. Solange ein Kalender aber abonniert ist, erfolgt eine Aktualisierung jedes Mal entweder, wenn in Outlook automatisch im Hintergrund die Mails abgerufen werden. Manuell gibt es eine Aktualisierung, wenn auf das Aktualisierungssymbol geklickt wird.
12. Sofern dieses Symbol noch nicht in die persönlich zu gestaltende Symbolleiste aufgenommen ist, findet man das Aktualisieren im Menu „Senden und Empfangen“.
Im Anschluss wird als weiteres Beispiel das Abonnieren des Kalenders „Spielplan Borussia Dortmund“ beschrieben.
Dieser Kalender weist alle Pflichtspiele der Borussen aus. Es sind also enthalten nicht nur die Bundesliga, sondern zusätzlich DFB-Pokal und die Champions League bzw. in diesem Jahr die Europa League
Als besonderer Service ist anzusehen, dass die Verantwortlichen auch immer die Spieltermine fortschreiben, wenn die DFL die Platzierung auf Freitag, Samstag und Sonntag vorgenommen hat.
Wer diesen Service nutzen will, muss anhand der Beschreibung vorgehen und nur beim Schritt 4 diese Adresse nutzen:
https://www.google.com/calendar/ical/e16qn1if96osrh1beksfks6rc0%40group.calendar.google.com/public/basic.ics
Weitere Kalender sind im Internet zu finden und können wie in der Anleitung beschrieben hinzugefügt – also abonniert – werden:
- Nationalmannschaft mit allen Terminen der Europameisterschaft 2016
https://www.google.com/calendar/ical/6eg1noirmh70doip6aa3gsmnis%40group.calendar.google.com/public/basic.ics
- Feiertage
- Ferien
- usw.
Zusammengefasst:
Die persönliche Zeitplanung wird unterstützt, wenn zeitnah Terminveränderungen aus den individuell sehr unterschiedlichen Interessenbereichen in einem persönlichen Kalender eingefügt, zusammengefasst bzw. aktualisiert werden können.
Die Übersicht und das Beherrschen des individuellen Zeitmanagements muss jeder für sich selbst sicherstellen.
Selbstverständlich ist die AG Nerds der Ratsgruppe gern bereit, bei den ersten Schritten beiseite zu stehen. Eine Mail an KPH hilft garantiert weiter!